আমি বছরের পর বছর ধরে এই আউটলুক ক্লাসিক বৈশিষ্ট্যটিকে উপেক্ষা করেছি এবং এটি আমার ইনবক্সকে নষ্ট করে দিয়েছে

আমার আউটলুক ইমেল ইনবক্সটি একাধিক ফোল্ডারে 30,000 টিরও বেশি ইমেল সহ একটি বিশাল জগাখিচুড়ি হয়ে উঠেছে। অবশ্যই, এমন কিছু অভ্যাস আছে যা আপনি গ্রহণ করতে পারেন যা আপনাকে ইনবক্স শূন্যে যেতে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু তারা এখনও আমার ইনবক্সে বর্তমান জগাখিচুড়ি এবং আমি যে ভবিষ্যতের বার্তাগুলি পাব তা ঠিক করে না।

ক্লিনআপ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করার উপায়গুলি খুঁজতে গিয়ে, আমি সেই সময়ে বিদ্যমান অটোআর্কাইভ বিকল্পটি দেখতে পেলাম যা পুরানো আইটেমগুলিকে একটি সংরক্ষণাগার ডেটা ফাইলে সরিয়ে মেলবক্সের আকার হ্রাস করতে পারে৷ ঠিক আমার যা দরকার ছিল, এটি একটি আউটলুক ক্লাসিক বৈশিষ্ট্য ছাড়া, এবং উইন্ডোজের জন্য নতুন আউটলুকে উপলব্ধ নয়। ব্যক্তিগতভাবে, আমি এখনও ক্লাসিক আউটলুক ক্লায়েন্ট ব্যবহার করি, তাই এটি একটি সমস্যা ছিল না।

অটোআর্কাইভ কি?

এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুরানো ইমেলগুলিকে একটি পৃথক ডেটা ফাইলে সরিয়ে দেয়

ক্রেডিট: তাশরীফ শরীফ/মেকইউজঅফ

আপনি যখন Outlook-এ একটি ইমেল সংরক্ষণাগার করেন, তখন স্থায়ীভাবে কিছু না মুছে জিনিসগুলিকে সংগঠিত রাখতে আপনার প্রধান ইনবক্স থেকে পুরানো ইমেলগুলি সরানো হয়। আপনি এটি ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি করতে পারেন সংরক্ষণাগার রিবনে বোতাম বা সংরক্ষণাগার ডান-ক্লিক প্রসঙ্গ মেনুতে বিকল্প, কিন্তু এটি এখনও আপনাকে ইমেলটি নির্বাচন এবং সরাতে হবে।

স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার সমগ্র প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়. আপনি নিয়মগুলি একবার সেট করেন, যেমন একটি ইমেল সরানোর আগে কত পুরানো হওয়া উচিত, কত ঘন ঘন পরিষ্কার করা উচিত এবং আউটলুক পটভূমিতে বাকিগুলি পরিচালনা করে। এটি একটি সময়সূচীতে আপনার ফোল্ডারগুলি পরীক্ষা করে এবং আপনার বয়সের মানদণ্ড পূরণ করে এমন কিছু স্থানান্তর করে।

একবার ইমেলগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হলে, সেগুলি আলাদা হয়ে যায় আউটলুক ডেটা ফাইল (.pst) আপনার কম্পিউটারে স্থানীয়ভাবে সঞ্চিত, সাধারণত আপনার ডকুমেন্টস\আউটলুক ফাইল ফোল্ডার এটি হল মূল বিশদ যা অটোআর্কাইভকে শুধু আঘাত করা থেকে আলাদা করে তোলে সংরক্ষণাগার বোতাম বোতামটি ইমেলটিকে একই মেলবক্সের মধ্যে একটি সংরক্ষণাগার ফোল্ডারে নিয়ে যায়, আপনার মেলবক্সটিকে একই আকারে রেখে৷ অটোআর্কাইভ আসলে সেগুলিকে আপনার মেলবক্স থেকে সম্পূর্ণরূপে সরিয়ে দেয়, সামগ্রিক আকার হ্রাস করে৷ আপনার সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি এখনও Outlook-এ অ্যাক্সেসযোগ্য, তবে সেগুলি কেবল একটি পৃথক ফাইলে থাকে৷ আপনি যে কোনো সময় আর্কাইভ .pst ফাইল খুলতে পারেন ফাইল > খুলুন এবং রপ্তানি > আউটলুক ডেটা ফাইল খুলুন এবং পরিবর্তে ব্রাউজিং.

স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার সেট আপ করা হচ্ছে

এটি চালু করুন এবং পরিষ্কার করার নিয়মগুলি কনফিগার করুন

অটোআর্কাইভ সেট আপ করতে, নিশ্চিত করুন যে আপনি ক্লাসিক Outlook ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন। তারপর Outlook খুলুন, যান ফাইল > বিকল্পআরো নির্বাচন করুন উন্নত বাম দিকে ট্যাব। আপনি একটি দেখতে পাবেন স্বয়ংক্রিয় সংগ্রহ একটি সহ বিভাগ স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ সেটিংস বোতাম; কনফিগারেশন ডায়ালগ খুলতে এটিতে ক্লিক করুন।

যে বক্সটি বলে তা চেক করুন প্রতি X দিনে অটোআর্কাইভ চালান. ডিফল্টটি 14 দিন, তবে আপনি পরিষ্কার করতে কতটা আক্রমনাত্মক হতে চান তার উপর নির্ভর করে আপনি এটি 1 থেকে 60 দিনের মধ্যে যে কোনও জায়গায় সেট করতে পারেন। আমি ডিফল্ট 14 দিন আমার প্রতিশ্রুতি রাখি কারণ এটি জিনিসগুলি পরিষ্কার রাখা এবং ঘন ঘন না চালানোর মধ্যে একটি ভাল ভারসাম্য বজায় রাখে।

এর নীচে, আপনি পরিষ্কার করার নিয়মগুলি পাবেন৷ মেয়াদোত্তীর্ণ আইটেম মুছুন (শুধু ই-মেইল ফোল্ডার) বিকল্পটি তাদের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ পেরিয়ে যাওয়া ইমেলগুলি মুছে দেয়। পুরানো আইটেম সংরক্ষণাগার বা মুছে দিন মূল টগল হল যা প্রকৃত সংগ্রহকে সক্ষম করে। অধীন সঙ্গে পুরানো জিনিস পরিষ্কারআপনি বয়সের সীমা বেছে নিন—1 দিন থেকে 60 মাস পর্যন্ত যেকোনো কিছু। আমি আমার সময় 6 মাসে সেট করেছি কারণ আমার সক্রিয় ইনবক্সে এর চেয়ে পুরানো ইমেল খুব কমই দরকার।

অবশেষে, আপনার সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি কোথায় যায় তা চয়ন করুন৷ এখানে পুরানো জিনিস সরান বিকল্প আপনাকে চয়ন বা তৈরি করতে দেয় .pst ফাইলডিফল্ট সত্তার সাথে archive.pst আপনার নথি ফোল্ডারে. এছাড়াও একটি আছে পুরানো আইটেম স্থায়ীভাবে মুছে ফেলুন বিকল্প, তবে আমি এটি এড়িয়ে যাব যদি না আপনি নিশ্চিত হন যে আপনার পরে সেই ইমেলগুলির প্রয়োজন হবে না। একবার তারা এইভাবে মুছে ফেলা হলে, তারা সম্পূর্ণরূপে মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডার বাইপাস. আপনি চেক করতে পারেন স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার চালানোর আগে প্রম্পট করুন বিকল্প যদি আপনি প্রতিটি দৌড়ের আগে সতর্ক হতে চান, প্রয়োজন হলে বাতিল করার সুযোগ দেন। ক্লিক করুন ঠিক আছেএবং অটোআর্কাইভ আপনার নির্বাচিত সময়সূচীতে চলতে শুরু করে।

কাস্টম ফোল্ডারের জন্য এটি কনফিগার করুন

ডিফল্টরূপে, এটি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ফোল্ডার কভার করে

গুরুত্বপূর্ণভাবে, অটোআর্কাইভ ডিফল্টরূপে আপনার সমস্ত ফোল্ডারে চলে না। এটা শুধুমাত্র কভার পাঠানো আইটেম, মুছে ফেলা আইটেম, ক্যালেন্ডারএবং কাজ. এর মানে হল যে আপনার ইনবক্স, ড্রাফ্ট, এবং আপনার তৈরি করা যেকোন কাস্টম ফোল্ডারগুলি অস্পৃশ্য থাকবে যতক্ষণ না আপনি অটোআর্কাইভকে সেগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য বিশেষভাবে বলবেন৷

একটি ফোল্ডার যোগ করতে, এটিতে ডান-ক্লিক করুন নির্দেশনা ফলক এবং নির্বাচন করুন সম্পত্তি. যাও স্বয়ংক্রিয় সংগ্রহ ট্যাব, এবং আপনি তিনটি বিকল্প দেখতে পাবেন। এই ফোল্ডারে আইটেম সংরক্ষণ করবেন না পুরোপুরি ছেড়ে দেয়। ডিফল্ট সেটিংস ব্যবহার করে এই ফোল্ডারে আইটেম সংরক্ষণ করুন আপনি আগে কনফিগার করা সমস্ত বিশ্বব্যাপী নিয়ম প্রযোজ্য। তৃতীয় বিকল্প, এই সেটিংস ব্যবহার করে এই ফোল্ডারটি আর্কাইভ করুনআপনাকে সেই নির্দিষ্ট ফোল্ডারের জন্য ডিফল্ট ওভাররাইড করতে দেয়, যা আপনি যদি 3 মাস পরে আপনার ইনবক্স সংরক্ষণাগার করতে চান তবে 12 মাস পরে আপনার প্রোজেক্ট ফোল্ডার সংরক্ষণ করতে চান তাহলে এটি কার্যকর।

আমি একের পর এক আমার ফোল্ডারের মধ্য দিয়ে গিয়েছিলাম এবং আমার ইনবক্স এবং কিছু প্রকল্প-নির্দিষ্ট ফোল্ডারের জন্য স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার সক্ষম করেছি। এটি কয়েক মিনিট সময় নিয়েছে, কিন্তু এটি একটি এককালীন সেটআপ৷ ক্যালেন্ডার এবং টাস্কের মতো ফোল্ডারগুলির জন্য, আপনি অ্যাক্সেস করতে ডান-ক্লিক করতে পারবেন না সম্পত্তি সরাসরি – পরিবর্তে, ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন এবং যান ফোল্ডার > ফোল্ডার বৈশিষ্ট্য খুঁজে ফিতা উপর স্বয়ংক্রিয় সংগ্রহ ট্যাব।

আপনি যদি পরে গ্লোবাল অটোআর্কাইভ সেটিংস পরিবর্তন করেন এবং সেগুলি সর্বত্র প্রয়োগ করতে চান, তাহলে ফিরে যান ফাইল > বিকল্প > উন্নত > অটোআর্কাইভ সেটিংস এবং ক্লিক করুন এখন সমস্ত ফোল্ডারে এই সেটিংস প্রয়োগ করুন. এটি ডিফল্ট সেটিংস ব্যবহার করতে প্রতিটি ফোল্ডার পুনরায় সেট করে, তাই আপনি যদি পৃথক ফোল্ডারের জন্য কাস্টম নিয়ম সেট আপ করে থাকেন তবে সতর্কতার সাথে এটি ব্যবহার করুন৷

দীর্ঘ মুলতুবি পরিষ্কার আপ

অটোআর্কাইভ একটি চটকদার বৈশিষ্ট্য নয়, এবং সম্ভবত সেই কারণেই আমি এটিকে বছরের পর বছর ধরে উপেক্ষা করেছি। এটি আপনার সেট করা সময়সূচীতে নীরবে পুরানো ইমেলগুলিকে একটি পৃথক ফাইলে স্থানান্তরিত করে। কিন্তু একাধিক ফোল্ডারে 30,000 ইমেলের উপর বসে থাকা কারও জন্য, এটি আমার প্রয়োজন ছিল।

মনে রাখার একমাত্র জিনিস হল অটোআর্কাইভ উইন্ডোজের জন্য ক্লাসিক আউটলুকের জন্য নির্দিষ্ট। আপনি যদি ইতিমধ্যেই নতুন আউটলুক ক্লায়েন্টে স্যুইচ করে থাকেন তবে আপনি এই বিকল্পটি খুঁজে পাবেন না। এবং যদি একই Outlook প্রোফাইলে আপনার একাধিক এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট থাকে, তাহলে একটির জন্য স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার কনফিগার করা তাদের সকলের জন্য একই সেটিংস প্রযোজ্য – আপনি আপনার ব্যক্তিগত একটির সাথে একটি ভাগ করা মেলবক্স পরিচালনা করেন কিনা তা জানার মতো কিছু৷ কিন্তু আপনি যদি এখনও আমার মতো ক্লাসিক আউটলুকে থাকেন, তাহলে এই বৈশিষ্ট্যটি বন্ধ রাখার কোনো কারণ নেই।