আমি মনে করি এক্সেল জটিল হওয়ার জন্য একটি অন্যায্য খ্যাতি পায়, কিন্তু তা নয়। আমি লেখা এবং প্রকৌশল উভয় কাজের জন্য স্প্রেডশীটে যথেষ্ট সময় ব্যয় করেছি যে কয়েকটি ব্যবহারিক কৌশল আপনার যা প্রয়োজন তার বেশিরভাগই কভার করে – এবং সেগুলির বেশিরভাগই এমন বৈশিষ্ট্য যা প্রায় কেউই কথা বলে না। এগুলোর কোনোটিরই উন্নত জ্ঞানের প্রয়োজন নেই, তবুও আমি মাঝে মাঝে নতুনদের দেখি যারা এগুলো ব্যবহার করে না। যারা সপ্তাহে একবারের বেশি এক্সেল খোলেন তাদের কাছে এই সবগুলোই দ্বিতীয় প্রকৃতির হওয়া উচিত।
এটি সেই এক্সেল বৈশিষ্ট্য যা আমি 10 বছর ধরে অপেক্ষা করছিলাম
এক্সেলের নেটিভ রেজেক্স সমর্থন রয়েছে এবং এটি ঠিক আপনার প্রত্যাশা অনুযায়ী কাজ করে।
ফ্ল্যাশ ফিল আপনাকে জটিল সূত্র লেখা থেকে বাঁচাতে পারে
এটি নিদর্শন সনাক্ত করে এবং আপনার জন্য ডেটা পূরণ করে
ফ্ল্যাশ ফিল আপনার ডেটাতে প্যাটার্ন শনাক্ত করে এবং একটি উদাহরণের উপর ভিত্তি করে সম্পূর্ণ কলাম পূরণ করে – কোন সূত্রের প্রয়োজন নেই। ধরা যাক আপনার পুরো নামের একটি কলাম আছে এবং আপনার শুধুমাত্র প্রথম নাম দরকার। প্রথমটি ম্যানুয়ালি টাইপ করুন, পরবর্তী ঘরে যান এবং টিপুন Ctrl+E. এক্সেল প্যাটার্ন সনাক্ত করে এবং অবিলম্বে বাকি পূরণ করে।
এটি ডেটা বিভক্ত করা, ফোন নম্বর পুনরায় ফর্ম্যাট করা, নোংরা টেক্সট পরিষ্কার করা এবং মূলত একটি স্বীকৃত প্যাটার্ন অনুসরণ করে এমন কিছুর জন্য কাজ করে। ফ্ল্যাশ ফিল সম্পর্কে জানার আগে, আমি একই কাজ করার জন্য নেস্টেড লেফট, মিড এবং ফাইন্ড সূত্র লিখতাম।
তারা কাজ করেছে, কিন্তু নির্মাণ করা কঠিন এবং সমস্যা সমাধানের জন্য বিরক্তিকর ছিল। ফ্ল্যাশ ফিল এই বেশিরভাগ ক্ষেত্রে সেকেন্ডের মধ্যে পরিচালনা করে এবং যখনই এর প্যাটার্ন ঠিক না হয়, আপনি এটিকে পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারেন এবং এটিকে গাইড করতে অন্য একটি উদাহরণ যোগ করতে পারেন।
প্রতিবার যখন আপনি একটি কলামের ট্র্যাক হারাবেন তখন শীর্ষে ফিরে স্ক্রোল করবেন না৷
একটি বড় স্প্রেডশীটের মাধ্যমে স্ক্রোল করা এবং ভুলে যাওয়া কোন কলামটি আপনি যা চান তা নয়। হেডার চেক করতে আপনি প্রতি কয়েক সেকেন্ডে উপরে স্ক্রোল করেন, যা আপনার গতি বাড়িয়ে দেয়। ফ্রিজ প্যানগুলি এটি পুরোপুরি ঠিক করে।
যাও দেখুন > প্যান ফ্রিজএবং আপনি তিনটি বিকল্প পাবেন: কাস্টম নির্বাচনের জন্য শীর্ষ সারি ফ্রিজ করুন, ফার্স্ট কলাম ফ্রিজ করুন বা ফ্রীজ প্যান। প্রথম দুটি স্ব-ব্যাখ্যামূলক। একটি কাস্টম ফ্রিজের জন্য, সারির ঠিক নীচে এবং আপনি যে কলামটি লক করতে চান তার ডানদিকে ঘরটি নির্বাচন করুন৷ এক্সেল সেই কক্ষের উপরে এবং বাম দিকে সবকিছু হিমায়িত করে।
আমি এটি ব্যবহারিকভাবে প্রতিটি স্প্রেডশীটে ব্যবহার করি যা এক ডজন সারি ছাড়িয়ে যায়। একবার আপনি আপনার শিরোনামটি সঠিক জায়গায় লক করে ফেললে, আপনি প্রসঙ্গ না হারিয়ে শত শত সারি স্ক্রোল করতে পারেন – ঘন ডেটাসেটে আরও ভাল পঠনযোগ্যতার জন্য এটিকে Excel এর ফোকাস সেল বৈশিষ্ট্যের সাথে একত্রিত করুন। এটি একটি ছোট বৈশিষ্ট্য, তবে একবার আপনি এটিতে অভ্যস্ত হয়ে গেলে এটি ছাড়া এটি করা অযৌক্তিক বোধ করে।
পেস্ট স্পেশাল আপনাকে শুধুমাত্র আপনার যা প্রয়োজন তা পেস্ট করতে দেয়
এক্সেলে নিয়মিত পেস্ট করলে আপনার প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সুবিধা রয়েছে
নিয়মিত Ctrl+V এক্সেল এ একটি ত্রুটি আছে. এটি সূত্র, বিন্যাস, সীমানা এবং কলামের প্রস্থ সহ আপনার গন্তব্য কক্ষে সবকিছু ডাম্প করে এবং অর্ধেক সময় আপনি যা চেয়েছিলেন তা নয়। পেস্ট স্পেশাল আপনাকে ঠিক কি পেস্ট করা হয় তার উপর নিয়ন্ত্রণ দেয়।
আপনার কোষ অনুলিপি, তারপর টিপুন Ctrl + Alt + V পেস্ট স্পেশাল ডায়ালগ খুলতে। এখান থেকে, আপনি শুধুমাত্র মান, শুধুমাত্র বিন্যাস, শুধুমাত্র সূত্র, বা অন্যান্য বিকল্পগুলি পেস্ট করতে বেছে নিতে পারেন। “মান” বিকল্পটি আমি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করি। এটি সূত্রগুলি সরিয়ে দেয় এবং কাঁচা ফলাফল পেস্ট করে, যা একটি নতুন অবস্থানে গণনা করা ডেটা স্থানান্তর করার সময় আপনার যা প্রয়োজন।
এটিতে ট্রান্সপোজও রয়েছে, যা সারিগুলিকে কলামে পরিণত করে এবং এর বিপরীতে। এটি একই কথোপকথনে লুকানো আছে, এবং এটি প্রতিবার ম্যানুয়ালি ডেটা পুনর্বিন্যাস করার চেয়ে ভাল।
একটি ডলার চিহ্ন দিয়ে আপনার সেল রেফারেন্স লক করুন
একটি সূত্র ভেঙে পড়ার জন্য শুধুমাত্র একটি অনুপস্থিত প্রতীক প্রয়োজন।
আপনি যখন একটি কলামের নিচে একটি সূত্র টেনে আনেন, তখন Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেল রেফারেন্সগুলিকে সরিয়ে দেয়। স্থিতিশীল থাকার জন্য আপনার রেফারেন্সের প্রয়োজন না হলে এটি বেশিরভাগ সময়ই কার্যকর। এটি লক না করে, যত তাড়াতাড়ি আপনি এটি টেনে আনবেন, আপনার সূত্রটি ভেঙ্গে যাবে এবং ফলাফলের কোন মানে হয় না।
সমাধান হল ডলার চিহ্ন ($)। কলামের অক্ষরটি কলামটিকে লক করার আগে এটি স্থাপন করা, সারি নম্বরটি সারিটিকে লক করার আগে এটি স্থাপন করা এবং $A$1 এর মতো উভয়টি ব্যবহার করে, পুরো সেল রেফারেন্স লক করে। এই বিকল্পগুলির মধ্যে টগল করার দ্রুততম উপায় হল আপনার সূত্রের রেফারেন্সে ক্লিক করা এবং টিপুন F4.
প্রাথমিকভাবে একটি বাজেট ট্র্যাকার তৈরি করার সময় আমি ক্রমাগত এটির সম্মুখীন হয়েছি। এটি সবচেয়ে সাধারণ এক্সেল ভুলগুলির মধ্যে একটি যা আপনার সময় নষ্ট করতে পারে, বিশেষ করে যখন সূত্রগুলি একাধিক কক্ষের উল্লেখ করা শুরু করে। একটি সূত্র প্রথম কক্ষে নিখুঁতভাবে কাজ করবে, তারপর নিচের দিকে কপি করার সময় বিরতি দেবে কারণ ট্যাক্স হার বা রূপান্তর ফ্যাক্টর পরিবর্তন হয়।
শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস তথ্য নির্দিষ্ট করে তোলে
এক্সেলকে কী গুরুত্বপূর্ণ তা হাইলাইট করতে দিন, যাতে আপনাকে এটির জন্য অনুসন্ধান করতে হবে না
সংখ্যার দেয়ালের দিকে তাকানো এবং ম্যানুয়ালি প্যাটার্ন শনাক্ত করার চেষ্টা করা সময়ের অপচয়। শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস আপনার সংজ্ঞায়িত নিয়মের উপর ভিত্তি করে কক্ষগুলিকে হাইলাইট করে, তাই গুরুত্বপূর্ণ ডেটা সারফেসগুলি আপনাকে অনুসন্ধান না করেই।
আপনার পরিসীমা নির্বাচন করুন, যান হোম > শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসএবং প্রিসেট নিয়ম থেকে বেছে নিন। আপনি একটি নির্দিষ্ট মান অতিক্রম করে এমন কক্ষগুলিকে হাইলাইট করতে পারেন, সদৃশগুলি চিহ্নিত করতে পারেন, উপরের বা নীচে 10% রঙ-কোড করতে পারেন, অথবা আপনার পরিসরের ভিজ্যুয়াল গ্রেডিয়েন্টগুলিতে ডেটা বার এবং রঙের স্কেলগুলি প্রয়োগ করতে পারেন৷ আরো নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তার জন্য, নির্বাচন করুন নতুন নিয়ম এবং আপনার নিজস্ব মানদণ্ড তৈরি করুন।
বড় ডেটাসেটগুলির সাথে কাজ করার সময় আমি এটি খুব বেশি ব্যবহার করি – লাল রঙে অতিরিক্ত তারিখগুলি হাইলাইট করা, বা বাজেটের সীমা ছাড়িয়ে যাওয়া খরচগুলিকে ফ্ল্যাগ করা৷ শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস আমার বিবেক অনেকবার সংরক্ষণ করেছে; এটি সেট আপ হতে কয়েক সেকেন্ড সময় নেয় এবং আপনাকে কাঁচা সংখ্যার সারির দিকে তাকানো থেকে বিরত রাখে।
শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস নিয়ম স্ট্যাক. আপনি যদি একই বিভাগে একাধিক নিয়ম তাদের অগ্রাধিকার ম্যানেজ না করে প্রয়োগ করেন, তাহলে সেগুলি বিবাদ করতে পারে এবং বিভ্রান্তিকর ফলাফল তৈরি করতে পারে। যখন জিনিসগুলি খারাপ দেখায়, নিয়মগুলি পুনরায় সাজাতে বা মুছতে একই মেনুর অধীনে নিয়ম পরিচালনা করুন ব্যবহার করুন৷
নেভিগেশনের জন্য Ctrl + তীর শর্টকাট আয়ত্ত করুন
যখন ছয়টি শর্টকাট সব করতে পারে তখন ক্লিক করে স্ক্রোল করবেন না
একটি বড় স্প্রেডশীটের চারপাশে সরাতে ক্লিক করা এবং স্ক্রোল করা অত্যন্ত ধীর। Ctrl+তীর কী আপনি তথ্য মাধ্যমে যেতে দিন. উদাহরণস্বরূপ, টিপুন Ctrl+Down একটি কলামের শেষ পূর্ণ কক্ষে যায়, এবং Ctrl + ডান এক লাইনে একই কাজ করে। এটি এমন একটি শর্টকাট যা আপনি একবার জানলে স্পষ্ট বলে মনে হয়।
এটিকে Shift এর সাথে একত্রিত করা এটিকে আরও বেশি উপযোগী করে তোলে। ধরে রাখা Ctrl + Shift + তীর আপনার বর্তমান কক্ষ এবং গন্তব্যের মধ্যে সবকিছু নির্বাচন করে, যা শত শত কক্ষে ক্লিক এবং টেনে আনার চেয়ে অনেক দ্রুত।
এখানে মনে রাখার মূল সমন্বয়গুলি রয়েছে:
|
শর্টকাট |
কর্ম |
|---|---|
|
Ctrl + তীর |
ডেটা এলাকার প্রান্তে যান |
|
Ctrl + Shift + তীর |
প্রান্তে সবকিছু নির্বাচন করুন |
|
Ctrl + হোম |
সেল A1 এ যান |
|
Ctrl + শেষ |
সর্বশেষ ব্যবহৃত ঘরে যান |
|
Ctrl + Shift + হোম |
বর্তমান সেল থেকে A1 পর্যন্ত সবকিছু নির্বাচন করুন |
|
Ctrl + Shift + End |
বর্তমান সেল থেকে শেষ ব্যবহৃত সেল পর্যন্ত সবকিছু নির্বাচন করুন |
এই ছয়টি শর্টকাট একাই আমি এক্সেল স্প্রেডশীটে করি বেশিরভাগ নেভিগেশন কভার করে।
এটা সরল দৃষ্টিতে লুকানো
এক্সেলের একটি অন্তর্নির্মিত টুল রয়েছে যা আপনার নির্বাচনের নীচে-ডান কোণায় একটি ছোট আইকন হিসাবে প্রদর্শিত হয় যখন আপনি ডেটার কোনো পরিসর নির্বাচন করেন। এটি ক্লিক করুন, বা টিপুন Ctrl+Qএবং আপনি দ্রুত বিশ্লেষণ মেনু খুলবেন।
এখান থেকে, আপনি ফর্ম্যাটিং, চার্ট, মোট, টেবিল এবং স্পার্কলাইন সহ পাঁচটি ট্যাব পাবেন। প্রতিটি একটি দ্রুত প্রিভিউ অফার করে, যাতে আপনি একটি বিকল্পের উপর হোভার করতে পারেন এবং প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে এটি দেখতে কেমন হবে। একটি দ্রুত বার চার্টে দুটি ক্লিক লাগে৷ আপনি একটি কলাম নিচে একটি চলমান মোট প্রয়োজন হলে একই সত্য.
আমি মনে করি কুইক অ্যানালাইসিস এক্সেলের কম ব্যবহৃত বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি। আপনার যখন নির্ভুলতার প্রয়োজন হয় তখন এটি চার্ট তৈরি করা বা ম্যানুয়ালি ফর্ম্যাটিং প্রতিস্থাপন করে না, তবে আপনার ডেটার দ্রুত ওভারভিউ, বিশেষ করে প্রাথমিক বিশ্লেষণের সময়, এটিকে হারানো কঠিন।
দ্রুত বিশ্লেষণ শুধুমাত্র তখনই কাজ করে যদি আপনি এমন একটি পরিসর নির্বাচন করেন যাতে বাস্তব ডেটা থাকে। খালি ব্যাপ্তি বা একক কক্ষ মেনু ট্রিগার করবে না, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনার নির্বাচন একটি জনবহুল ডেটাসেট কভার করে।
ডেটা যাচাইকরণ আপনাকে ত্রুটিগুলি প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে
আপনি যদি কারো সাথে স্প্রেডশীট শেয়ার করেন তাহলে এটি প্রয়োজনীয়।
আপনি যদি কখনও একটি স্প্রেডশীট ভাগ করে থাকেন এবং একই কলামে “হ্যাঁ,” “হ্যাঁ,” “হ্যাঁ,” এবং “y” এর মতো এন্ট্রি ফিরে পান, তাহলে আপনি বুঝতে পারবেন কেন ডেটা যাচাইকরণ গুরুত্বপূর্ণ। এটি একটি কক্ষে কী প্রবেশ করা যেতে পারে তা সীমাবদ্ধ করে, তাই লোকেরা যা চায় তা টাইপ করার পরিবর্তে বিকল্পগুলির একটি পূর্বনির্ধারিত সেট থেকে বেছে নেয়।
আপনি সীমাবদ্ধ করতে চান সেল নির্বাচন করুন, যান ডেটা > ডেটা যাচাইকরণএবং অনুমতির অধীনে, নির্বাচন করুন তালিকা. আপনি হয় কমা দ্বারা পৃথক করা আপনার বিকল্পগুলি টাইপ করতে পারেন, যেমন “মুলতুবি, অনুমোদিত, প্রত্যাখ্যাত” অথবা আপনার তালিকা আইটেমগুলি রয়েছে এমন কক্ষগুলির পরিসর নির্বাচন করুন৷ যেভাবেই হোক, প্রতিটি কক্ষে একটি ড্রপডাউন তীর দেখা যায় এবং তালিকার বাইরের এন্ট্রিগুলি একটি ত্রুটি বার্তা দিয়ে ব্লক করা হয়।
ড্রপডাউন ছাড়াও, ডেটা যাচাইকরণ আপনাকে সংখ্যা, তারিখ এবং পাঠ্যের দৈর্ঘ্যের জন্য নিয়ম সেট করতে দেয়। আমি বাজেট শীট তৈরি করার সময় সংখ্যা সীমা ব্যবহার করি – উদাহরণস্বরূপ, কাউকে ব্যয় কলামে একটি নেতিবাচক মান প্রবেশ করা থেকে বিরত রাখতে। এটি নিয়ন্ত্রণের একটি ছোট স্তর যা পরে অনেক পরিচ্ছন্নতা সংরক্ষণ করে।
এই বেসিকগুলি আরও শক্তিশালী বৈশিষ্ট্যের দরজা খুলে দেয়
একবার এই কৌশলগুলি স্বাভাবিক অনুভব করা শুরু করলে, এক্সেলের গভীরতর সরঞ্জামগুলি অনেক বেশি অর্থবোধ করতে শুরু করে। যখন আপনি ইতিমধ্যে ডেটা যাচাইকরণ এবং শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস বুঝতে পারেন তখন পিভট টেবিলগুলি কম ভীতিজনক হয়ে ওঠে। আপনি যখন প্যাটার্ন-ভিত্তিক পরিষ্কারের জন্য ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করছেন তখন পাওয়ার কোয়েরি দ্রুত ক্লিক করে। একবার আপনি রেফারেন্স লক করা এবং XLOOKUP এবং গতিশীল অ্যারেগুলির মতো বড় ডেটাসেট ফাংশনগুলি দ্রুত নেভিগেট করার সাথে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন।
মোদ্দা কথা এই যে, এগুলোর কোনোটিই উন্নত নয়; এই মৌলিক. এবং যত তাড়াতাড়ি এটি একটি অভ্যাসে পরিণত হবে, তত তাড়াতাড়ি এক্সেলের সমস্ত কিছু নাগালের বাইরে অনুভব করা বন্ধ করে দেবে।
