5 व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन उदाहरण | Zapier

जैपियर के लिए लिखने का एक अनपेक्षित दुष्प्रभाव यह है कि मैं रोजमर्रा के कार्यों को कभी भी एक ही तरह से नहीं देख पाता। व्यस्तता मुझे तोड़ देती है। मैन्युअल डेटा प्रविष्टि मुझे रुला देती है। लंबी, जटिल व्यावसायिक प्रक्रियाएं जिनमें हर कदम पर मानवीय सहायता की आवश्यकता होती है, मुझे चंद्रमा पर उदास कुत्ते की तरह चिल्लाने पर मजबूर कर देती है।

मैंने यह दृष्टिकोण विकसित किया है क्योंकि अब मैं वर्कफ़्लो स्वचालन को उसकी पूरी महिमा में समझता हूं – और मुझे पता है कि व्यवसायों पर इसका किस प्रकार का प्रभाव हो सकता है। आपकी टीम के घंटे और डॉलर (और मेरे साबुनबॉक्स पर आने का अवसर) बचाने के प्रयास में, मैंने अपने पसंदीदा एआई व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन के पांच उदाहरण संकलित किए हैं – जो वास्तविक से प्रेरित हैं जैपियर ग्राहक.

विषयसूची:

वर्कफ़्लो स्वचालन क्या है?

वर्कफ़्लो स्वचालन आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर के भीतर दोहराए जाने योग्य कार्यों की श्रृंखला को सुव्यवस्थित और स्वचालित करने की प्रक्रिया है। कार्य में दो घटक होते हैं:

• एक स्वचालन एक कार्य है जो स्वचालित रूप से चलता है – सोचो, जब “ए” होता है, तो “बी” होता है।

• ए कार्यप्रवाह किसी प्रक्रिया को पूरा करने वाले विशिष्ट चरणों का दोहराने योग्य अनुक्रम है। उदाहरण के लिए, आपकी एक प्रक्रिया बिक्री के बाद ग्राहकों को चालान देना हो सकती है। इसके पीछे वर्कफ़्लो हो सकता है: QuickBooks में एक इनवॉइस बनाएं, उस इनवॉइस को ग्राहक को ईमेल करें, और भुगतान प्राप्त करने के बाद अपना डेटा अपडेट करें।

वर्कफ़्लो स्वचालन उन दो घटकों को जोड़ता है ताकि कार्य मानवीय हस्तक्षेप के बिना पूरे हो जाएँ। इसलिए, हमारे इनवॉइसिंग उदाहरण में, आप उन सभी वर्कफ़्लो चरणों को स्वचालित कर सकते हैं ताकि आपके ग्राहकों को बिल मिले, आपका डेटा अपडेट हो जाए, और आपको भुगतान प्राप्त हो – यह सब बिना एक उंगली उठाए (आपके द्वारा स्वचालित वर्कफ़्लो बनाने के बाद)।

जैपियर एक स्वचालन उपकरण है जो आपको निर्माण और रखरखाव में मदद कर सकता है स्वचालित कार्यप्रवाह आपके व्यवसाय के किसी भी क्षेत्र में, किसी भी विभाग में, बिना किसी कोड के। नीचे, मैं बिक्री, विपणन, मानव संसाधन, आईटी और ग्राहक सहायता में जैपियर के साथ वर्कफ़्लो स्वचालन के कुछ उदाहरणों पर गौर करूँगा।

बिक्री वर्कफ़्लो स्वचालन उदाहरण

रियल एस्टेट निवेश फर्म जीजी होम्स हर महीने घर के मालिकों से हजारों कॉल आ रही थीं, लेकिन कंपनी के बिक्री प्रतिनिधि लीड में डूब रहे थे, और टीम को बेचने की तुलना में सीआरएम को प्रबंधित करने में अधिक समय बिताना पड़ा।

जीजी होम्स के प्रौद्योगिकी उपाध्यक्ष जेरी यू को पता था कि स्वचालन की ओर मुड़ने का समय आ गया है। जेरी ने जैपियर को इसके साथ एकीकृत किया कानाफूसी, चैटजीपीटीऔर बिक्री बल एक ऐसी प्रणाली बनाने के लिए जो लीड डेटा को ट्रांसक्रिप्ट, विश्लेषण और समृद्ध करती है – एक ऐसी प्रक्रिया जिसने उनकी बिक्री टीम को उस काम पर अधिक समय बिताने में मदद की जो वे सबसे अच्छा करते हैं।

जेरी का स्वचालित वर्कफ़्लो इस तरह काम करता है:

• जीजी होम्स हर आने वाली फोन कॉल को रिकॉर्ड करता है। वे रिकॉर्डिंग स्वचालित रूप से व्हिस्पर को भेज दी जाती हैं, जो रिकॉर्डिंग को टेक्स्ट में बदल देती है।

• जैपियर टेक्स्ट को चैटजीपीटी को भेजता है, जो लीड गुणवत्ता का मूल्यांकन करता है और संभावित व्यक्ति का नाम, पता और समयरेखा जैसी महत्वपूर्ण जानकारी निर्धारित करता है।

• जैपियर फिर यह जानकारी सेल्सफोर्स को भेजता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि बिक्री प्रतिनिधियों के पास फॉलो-अप कॉल में उपयोग करने के लिए महत्वपूर्ण डेटा है।

परिणाम न केवल एक खुशहाल बिक्री टीम से कहीं अधिक था; इस स्वचालन के साथ, जीजी होम्स ने बंद सौदों में 25% की वृद्धि, बिक्री प्रतिनिधि उत्पादकता में 15% की वृद्धि और साप्ताहिक 100 घंटे की बचत देखी।

यदि आप जीजी होम्स के नेतृत्व का अनुसरण करना चाहते हैं, तो आप इस जैपियर टेम्पलेट के साथ लीड कैप्चर ऑटोमेशन का निर्माण कर सकते हैं। यह कई स्रोतों से आपकी लीड एकत्र करता है, डेटा को मानकीकृत करता है, और इसे आपके सीआरएम में जोड़ता है – अब कोई मैन्युअल डेटा प्रविष्टि नहीं।

मार्केटिंग वर्कफ़्लो स्वचालन उदाहरण

कभी-कभी विचार आउटपुट से आगे निकल जाते हैं। जब ऐसा होता है, तो आप या तो 27 नए कर्मचारियों को नियुक्त कर सकते हैं, या बस कुछ भी कर सकते हैं आसान ऐज़ किया और कुछ अच्छी तरह से स्थापित स्वचालन को अपनाया।

Easy Aiz एक तेज़-तर्रार कंटेंट मार्केटिंग एजेंसी है जहाँ ब्लॉग विषय सांस लेने जैसी आसानी से आते हैं। यह आम तौर पर एक अच्छी बात है, लेकिन जब 50 की टीम टिक नहीं पाती है, तो गुणवत्तापूर्ण विचार टूट सकते हैं।

जैपियर से पहले, Easy Aiz को एक नए ब्लॉग को लिखने से लेकर प्रकाशन तक निष्पादित करने में पांच घंटे तक का समय लगता था। कंपनी ने जैपियर के साथ इस नए वर्कफ़्लो को आज़माया:

• सबसे पहले, ईज़ी एज़ के ग्राहकों में से एक समर्पित में एक वॉयस नोट छोड़ता है ढीला एक नए विषय या ब्लॉग विचार वाला चैनल।

• जब ऐसा होता है, जैपियर द्वारा एआई नोट का विश्लेषण करता है और ब्लॉग शीर्षक के साथ अनुकूलित सामग्री बनाता है।

• मिडजर्नी के साथ एकीकृत इमेजिन एपीआई, सामग्री का विश्लेषण करती है और एक थंबनेल छवि बनाती है।

• जैपियर हर चीज़ को एक में संकलित करता है WordPress के ड्राफ्ट तैयार करता है और इसे समीक्षा के लिए ग्राहक को भेजता है।

• यदि लेख पारित हो जाता है, तो पोस्ट स्वचालित रूप से प्रकाशित हो जाती है और ग्राहक के सामाजिक पृष्ठों पर साझा की जाती है।

इस नई प्रक्रिया को अपनाने के बाद, Easy Aiz ने विचार-विमर्श से प्रकाशन तक 5 गुना तेज प्रक्रिया देखना शुरू कर दिया, जिससे सामग्री निर्माण पर प्रति माह 100 घंटे से अधिक की बचत हुई।

जानना चाहते हैं कि जैपियर आपकी मार्केटिंग प्रक्रिया में कैसे मदद कर सकता है? इस एआई सामग्री विचार जनरेटर टेम्पलेट को आज़माएं जो आपको विचार-मंथन करने, विषय उत्पन्न करने और उन्हें स्वचालित रूप से संग्रहीत करने में मदद कर सकता है जैपियर टेबलजिससे आप अपने आगामी सामग्री कैलेंडर को मिनटों में पूरा कर सकते हैं।

एचआर वर्कफ़्लो स्वचालन उदाहरण

जब कंपनियां बढ़ती हैं, तो एचआर दबाव महसूस करने वाले पहले विभागों में से एक हो सकता है। एक छोटी मानव संसाधन टीम स्लैक पर कर्मचारियों के सवालों का जवाब दे सकती है; लेकिन जब आपके पास एक फलता-फूलता व्यवसाय (और एक संपन्न कार्यबल) हो, तो आपको एक अधिक सुंदर समाधान की आवश्यकता होती है।

में शामिल होने के बाद अल्मा टीम, पीपल सिस्टम्स, ऑपरेशंस और ऑटोमेशन के प्रबंधक एलिसा लाकिन को तुरंत एहसास हुआ कि टीम को बदलाव की जरूरत है। वहां कोई निर्दिष्ट सहायता डेस्क, एसएलए सिस्टम, या एचआर एनालिटिक्स नहीं था – और कर्मचारियों के प्रश्न नियमित रूप से आते रहते थे।

जवाब में, एलिसा ने एक कस्टम हेल्प डेस्क बनाने, समर्थन कार्यभार को कम करने और बड़े पैमाने पर कर्मचारी भावनाओं को पकड़ने के लिए आसन और जैपियर का उपयोग करके वर्कफ़्लो ऑटोमेशन बनाया।

यहां उसके हेल्प डेस्क वर्कफ़्लो पर एक नज़र डालें:

• जब कोई कर्मचारी एचआर अनुरोध सबमिट करता है आसनजैपियर स्वचालित रूप से टिकट को सही व्यक्ति तक पहुंचाता है और अल्मा के बिजनेस कैलेंडर और कस्टम एसएलए के आधार पर नियत तारीखें निर्धारित करता है।

• यदि कोई कार्यालय से बाहर है, तो जैपियर अनुरोध को बिना किसी देरी के सुनिश्चित करने के लिए टिकट पर अनुयायी के रूप में एक बैकअप जोड़ता है।

• प्रत्येक टिकट को एक टीम-विशिष्ट डैशबोर्ड पर भेजा जाता है, जो मानव संसाधन प्रबंधकों को कार्यभार, एसएलए प्रदर्शन की निगरानी करने और ट्रेंडिंग टिकट विषयों का विश्लेषण करने में सक्षम बनाता है।

जैपियर के साथ एलिसा के काम के माध्यम से, उसने स्वयं-सेवा के माध्यम से एचआर टिकटों में 45% की कमी हासिल की और तीसरे पक्ष के हेल्प डेस्क सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता को समाप्त करके अल्मा को 50,000 डॉलर बचाए।

यदि आप अल्मा की तरह एक स्वचालित एचआर पावरहाउस बनाना चाहते हैं, तो इस एआई-संचालित हायरिंग सामग्री टेम्पलेट को आज़माएं। इसके साथ, आप अपनी भर्ती प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं और नौकरी पोस्टिंग बना सकते हैं, स्लैक के माध्यम से भर्तीकर्ताओं और अपनी एचआर टीम को सूचित रख सकते हैं, और आवेदकों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं – कागजी कार्रवाई पर नहीं।

आईटी वर्कफ़्लो स्वचालन उदाहरण

आंतरिक आईटी टीमें किसी संगठन की गुमनाम नायक होती हैं। वे महत्वपूर्ण प्रणालियों को चालू और सुरक्षित रखते हैं, साथ ही कर्मचारी तकनीकी प्रश्नों के प्रकार भी रखते हैं जिनका उत्तर मिडिल स्कूल में दिया जाना चाहिए था। यदि आपके पास कार्यभार को संतुलित करने के लिए एक बड़ी टीम है तो वह पारिस्थितिकी तंत्र काम करता है; यदि आपके पास कम कर्मचारी हैं तो यह बिखर जाता है।

दूर यह समस्या थी: आईटी सहायता टीम में केवल तीन लोगों के साथ व्यवसाय बढ़कर 1,800 कर्मचारियों तक पहुंच गया। 1,100 मासिक हेल्प डेस्क टिकटों के साथ तालमेल बनाए रखने के लिए, कंपनी ने जैपियर की ओर रुख किया।

रिमोट में आईटी और एआई ऑटोमेशन के प्रमुख मार्कस सैटो ने जैपियर वर्कफ़्लो ऑटोमेशन बनाने में मदद की, जिसने एक नया, कस्टम-निर्मित हेल्प डेस्क संचालित किया:

• जब कर्मचारियों के पास कोई प्रश्न होता है, तो वे स्लैक, ईमेल या स्वयं-सेवा चैटबॉट के माध्यम से अनुरोध सबमिट करते हैं।

• जैपियर एक स्वचालन को ट्रिगर करता है जो संकेत देता है ओकटा विभाग और भूमिका जैसे उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल विवरण लाने के लिए, और फिर टिकट प्राथमिकता और श्रेणी निर्धारित करने के लिए ChatGPT का उपयोग करता है।

• एक नया अनुरोध पृष्ठ स्वतः उत्पन्न होता है धारणाजहां आईटी स्थिति को ट्रैक और अपडेट करता है। इसे जैपियर टेबल्स में भी संग्रहीत किया जाता है, जो डेटा के लिए ज्ञान आधार के रूप में कार्य करता है और अगले चरण को शक्ति प्रदान करता है।

• वहाँ से, जैपियर एजेंट समाधान उत्पन्न करने के लिए तालिकाओं में पिछली टिकट जानकारी का संदर्भ लें।

• कर्मचारी को टिकट के लिंक और बाद में समाधान के साथ स्लैक में सूचित किया जाता है।

• आईटी टीम के सदस्य स्लैक में इमोजी के साथ प्रतिक्रिया करके टिकटों का दावा कर सकते हैं, जो नोशन में स्वामित्व को अपडेट करने के लिए जैप को ट्रिगर करता है।

परिणाम प्रभावशाली हैं: रिमोट के 27.5% हेल्प डेस्क टिकट स्वचालित रूप से बंद हो जाते हैं, जिससे आईटी समर्थन पर हर महीने 600 घंटे से अधिक की बचत होती है।

यदि आप एक ऐसा सिस्टम बनाना चाहते हैं जो आपके आईटी संचालन को सुव्यवस्थित करे, तो इस हेल्प डेस्क ऑटोमेशन टेम्पलेट को देखें। यह आपकी आईटी टीम की समझदारी को बरकरार रखते हुए आपके कर्मचारियों को तुरंत उत्तर देने के लिए एआई, चैटबॉट्स और आपके आंतरिक संचार प्रणालियों को एकीकृत करता है।

ग्राहक सहायता वर्कफ़्लो स्वचालन उदाहरण

एक प्रतिस्पर्धी एनबीए टीम बनाने से प्रशंसक दरवाजे पर आ जाएंगे, लेकिन एक उत्कृष्ट प्रशंसक अनुभव बनाने से वे और अधिक के लिए वापस आएंगे।

के लिए अतिथि प्रबंधन टीम पोर्टलैंड ट्रेल ब्लेज़र्स प्रत्येक सप्ताह 14 पोस्ट-इवेंट सर्वेक्षणों का मूल्यांकन करने का बड़ा कार्य है। जैपियर से पहले, टीम के पास तीन अलग-अलग विभाग थे जो सर्वेक्षण परिणामों की समीक्षा करने में प्रति सप्ताह 50 घंटे तक खर्च करते थे – और प्रशंसकों की शिकायतें बार-बार सामने आ रही थीं। पोर्टलैंड ट्रेल ब्लेज़र्स के डिजिटल और इनोवेशन के उपाध्यक्ष डेविड लॉन्ग जानते थे कि उन्हें बदलाव करने की ज़रूरत है।

ट्राइएज और वैयक्तिकृत प्रतिक्रियाओं के लिए एक स्वचालित प्रणाली बनाने में मदद करने के लिए डेविड ने जैपियर पर भरोसा किया:

• जब कोई अतिथि एक सर्वेक्षण प्रस्तुत करता है, क्वाल्ट्रिक्स प्रतिक्रियाएँ एकत्रित करता है।

• एक प्रशिक्षित जीपीटी सहायक प्रतिक्रिया की समीक्षा करता है और भावना और गंभीरता का आकलन करता है।

• प्रतिक्रियाएँ विभाग-विशिष्ट स्लैक चैनलों में भेजी जाती हैं।

• जब टीम का कोई सदस्य कोई सर्वेक्षण देखता है जिसके लिए व्यक्तिगत प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो वे इसे इमोजी के साथ इंगित करते हैं।

• वर्कफ़्लो फिर सर्वेक्षण को OpenAI को वापस भेजता है।

• एआई सहायक एक वैयक्तिकृत ईमेल का मसौदा तैयार करता है।

• जैपियर उत्तरदाता के आउटलुक में एक ड्राफ्ट बनाता है।

इसका परिणाम यह हुआ कि प्रतिक्रियाओं की बाजीगरी में कम समय खर्च हुआ और कार्रवाई पर अधिक समय लगा: टीम ने अपने अतिथि प्रतिक्रिया समीक्षा समय में 94% की कटौती की और पहली प्रतिक्रिया समय 24 घंटे से कम बनाए रखा।

आपको, पोर्टलैंड ट्रेल ब्लेज़र्स की तरह, अपने ग्राहक सहायता वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। एक बार जब आप उत्कृष्ट ग्राहक सेवा कर सकते हैं, तो इसे हमारे बिक्री लीड टेम्पलेट के साथ राजस्व-सृजन गतिविधि में बदल दें। आप इस टेम्पलेट का उपयोग उन समर्थन टिकटों की स्वचालित रूप से पहचान करने के लिए कर सकते हैं जिनमें खरीद संकेत शामिल हैं, जिससे आप बिक्री के लिए नई लीड को निर्बाध रूप से रूट कर सकते हैं।

जैपियर के साथ ऑर्केस्ट्रा व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन

आपको अपनी टीम में वर्कफ़्लो ऑटोमेशन को लागू करने के लिए सीएस ग्रेड होने की आवश्यकता नहीं है – आपको बस जैपियर जैसे एक सहज, नो-कोड ऑटोमेशन पार्टनर की आवश्यकता है। चाहे आप एक छोटा व्यवसाय हो जो कम में अधिक करना चाहता हो या एक उद्यम संचालन हो जो डेटा साइलो को तोड़ना चाहता हो, जैपियर बिल्कुल वही हो सकता है जो आपको समय-बचत और राजस्व-निर्माण वर्कफ़्लो बनाने के लिए चाहिए।

कुछ और खोजें जैपियर टेम्पलेट्स आप सीधे अपनी प्रक्रियाओं में बदलाव या प्लग-एंड-प्ले कर सकते हैं, या हेडफर्स्ट में गोता लगा सकते हैं अपना स्वयं का वर्कफ़्लो बनाएं.

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